Guía de auditoría de campos de datos adjuntos en bases de datos de access

Los archivos adjuntos son populares en varios contextos de contabilidad. Muchos de los mismos tipos de archivos que se pueden adjuntar a correos electrónicos también se pueden adjuntar a los registros en las bases de datos. Por ejemplo, un usuario puede almacenar archivos PDF de certificaciones profesionales en campos adjuntos, lo que ayuda a mantener registros completos de las acreditaciones de los empleados. Ejemplos de archivos adjuntos de base de datos incluyen:

• Documentos de Microsoft Word tales como contratos, solicitudes de trabajo, órdenes de trabajo y declaraciones de impuestos
• Fotografías como fotos de clientes, activos y eventos profesionales
• Hojas de cálculo como presupuestos y proyecciones de pronóstico
• Archivos de audio como archivos WAV de conversaciones telefónicas
• Archivos de vídeo como grabaciones de entrevistas con clientes y solicitantes de empleo
• Archivos especializados como archivos de presentaciones PowerPoint y archivos PDF de documentos legales

Debido a la popularidad de los campos de datos adjuntos, un auditor puede encontrar datos de clientes que incluyen archivos adjuntos o puede preguntarse cómo almacenar mejor dicha información en registros de base de datos. Algunos ejemplos incluyen contratos adjuntos a registros de clientes o proveedores, registros de empleo, varios tipos de informes de inspección y registros de pacientes. Los clientes no pueden pensar mucho en los campos adjuntos, incluyendo por qué deben nombrarlos o almacenarlos sistemáticamente. Sin embargo, si los archivos de archivos adjuntos requieren una inspección adicional, los auditores deben saber cómo crear campos de datos adjuntos en bases de datos, cómo aconsejar a los clientes por qué algunos enfoques de nomenclatura o almacenamiento son mejores que otros y cómo consultar campos de datos adjuntos de manera eficaz. Estas consultas incluyen la posibilidad de automatizar las pruebas para:

• Existencia de archivos adjuntos
• Ausencia de archivos adjuntos
• Capacidad para encontrar tipos específicos de archivos adjuntos utilizando varias herramientas de consulta

Microsoft Access es una de varias bases de datos que admiten campos de datos adjuntos. Otros sistemas populares incluyen Oracle, Informix y la mayoría de los productos alternativos de Microsoft, como Microsoft SQL Server. Muchos sistemas de bases de datos también permiten a los usuarios descargar conjuntos de datos más pequeños en Access (a veces utilizando herramientas de terceros), lo que es una característica conveniente para los auditores que están más familiarizados con las herramientas de Microsoft que con las herramientas que requieren lógica SQL.

En este artículo se describe cómo crear y ver los campos de datos adjuntos y cómo auditar los campos de datos adjuntos en las bases de datos de Access. A continuación, se explica cómo realizar algunas tareas de auditoría útiles si un auditor encuentra bases de datos que incluyen campos de datos adjuntos. En este artículo se describe esta funcionalidad utilizando el ejemplo de organizar los documentos de contratación que están asociados con una búsqueda de candidato de trabajo. Este ejemplo se utiliza debido a su amplia aplicabilidad. Supone que los lectores tienen un conocimiento práctico de Access, pero no necesariamente campos de adjuntos.

Creación y visualización de archivos adjuntos

Crear y ver archivos adjuntos en bases de datos como Access es relativamente sencillo. Las discusiones que siguen revisan brevemente estas tareas para aquellos que no están familiarizados con ellos.

Creación de campos adjuntos
Si un propietario de una empresa desea almacenar información electrónica sobre los solicitantes de empleo (por ejemplo, documentos de Word o PDF), una forma de hacerlo es almacenarlos como archivos adjuntos en el registro de cada solicitante en una tabla de base de datos de solicitante. La figura 1 ilustra el diseño de esta tabla, que enumera algunos campos de datos ejemplares y sus tipos de datos. Para crear un campo de adjunto:

1. Agregue un campo para adjuntos a la lista de registros principal de campos.
2. Nombre el campo (no tiene que llamarse “Adjuntos del Solicitante” como se muestra en la figura 1).
   
3. Seleccione el tipo de datos “adjunto” para el nuevo campo adjuntos en la lista desplegable, como se muestra en la figura 1.
4. Para adjuntar archivos específicos al campo de archivos adjuntos, cambie a la vista de hoja de datos (que se muestra en la figura 2) y haga doble clic en el campo adjunto del registro de un solicitante en particular. Esto lanza el cuadro de diálogo Adjuntos (ver el cuadro de diálogo abierto en la figura 2).
   
   Nota: Access reemplaza el nombre de campo (“Adjuntos de solicitante”) de un campo de tipo de datos adjuntos con un símbolo de clip de papel. Para mostrar el nombre del campo deseado en lugar del símbolo del clip, especifique el nombre del campo deseado (por ejemplo, “Cartas solicitantes”) en el ajuste “Caption” de las propiedades del campo para este campo. La figura 2 ilustra que el contenido de campos de datos de datos adjuntos (por ejemplo, en el primer registro) también contiene el símbolo de clip de papel. Un “(0)” en el campo solicitante-registro de archivos adjuntos indica que no hay archivos adjuntos.
5. Para agregar archivos adjuntos, haga clic en el botón Agregar en el cuadro de diálogo Adjuntos. Aparecerá el cuadro de diálogo Elegir archivo (no mostrado).
6. En el cuadro de diálogo Elegir archivo, seleccione el archivo concreto que desea adjuntar al registro y haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Adjuntos. El sistema vuelve a la vista de la hoja de datos de los registros (figura 2). El campo de clip de papel (archivos adjuntos) para el registro del solicitante contiene (1), lo que indica que el campo de archivos adjuntos contiene ahora un archivo adjunto

Cómo adjuntar varios archivos a un registro
Normalmente, cada campo de un registro de base de datos sólo puede contener una información. La excepción es el campo tipo de datos adjuntos de un registro, que puede contener varios archivos. Para agregar otro archivo adjunto a un campo de tipo de datos adjuntos, repita los pasos 5 y 6 de la sección anterior. La figura 3 ilustra el ejemplo del registro del solicitante con un archivo adjunto de archivo de imagen y un archivo adjunto de archivo de resumen.

La capacidad de almacenar múltiples archivos adjuntos en el mismo campo de datos puede ser una desventaja si el campo contiene muchos archivos. Por ejemplo, si una tabla de accidentes de tráfico de Access contiene archivos de imágenes de accidentes y archivos de informes escritos sobre ellos, entonces un solo tipo de datos de datos adjuntos puede no ser la mejor manera de almacenarlos. En estos casos, los auditores pueden recomendar a los clientes que creen dos campos de datos de datos adjuntos por registro-uno para almacenar imágenes y un segundo campo para almacenar informes escritos. Este enfoque también puede mejorar la auditabilidad de los registros de la base de datos.

Visualización de campos adjuntos
Un auditor puede inspeccionar el contenido de los campos adjuntos de dos maneras: en la vista de hoja de datos y en un formulario de base de datos.

Vista de hoja de datos
Para ver los datos adjuntos en la vista de hoja de datos:

1. Vaya a la vista de hoja de datos (que se muestra en la figura 4) y haga doble clic en el campo adjunto del registro del solicitante. Esto lanza el cuadro de diálogo de adjuntos (ver el cuadro de diálogo abierto en la figura 4).
   
2. En el cuadro de diálogo Adjuntos, haga clic en el nombre del archivo adjunto una vez para seleccionarlo y, a continuación, haga clic en el botón Abrir de la derecha o haga doble clic en el propio nombre del archivo.
   Se abre un archivo adjunto en su software principal, que Access inicia cuando un usuario selecciona el archivo adjunto para su visualización. Por ejemplo, si el archivo adjunto es una hoja de cálculo de Excel, Access lanza el software principal de Excel. Abrir archivos adjuntos permite a los auditores ver fotografías, documentos de Word y archivos adjuntos de hojas de cálculo; escuchar un accesorio de audio; reproducir un archivo adjunto de vídeo; o usar otro software padre para ver un archivo adjunto de la misma manera que el software de correo electrónico abre los archivos adjuntos de correo electrónico.

En el cuadro de diálogo de la figura 4, tenga cuidado de no hacer clic en el botón Eliminar. Al hacer clic en el botón Eliminar elimina permanentemente el archivo seleccionado como un archivo adjunto y la acción no se puede deshacer. Si se quita accidentalmente un archivo adjunto, debe agregarse de nuevo como archivo adjunto al registro, siguiendo las instrucciones de la sección “Creación de campos adjuntos”, comenzando con el paso 4.

Vista de formulario de base de datos
Un formulario de base de datos es una manera conveniente de ver los archivos adjuntos de fotografías. Para ver los archivos adjuntos en un formulario de base de datos:

1. Cree un formulario de base de datos para un registro de base de datos (figura 5). Cuando un formulario se activa, Access muestra la primera fotografía (o el nombre de archivo de otro tipo de archivo, si las fotografías no son el único tipo de archivo adjunto) del campo adjunto en el registro.
   
2. Para revisar rápidamente los archivos adicionales (fotografías y otros tipos de archivo) en un campo adjunto, haga clic en la fotografía o el nombre de archivo que se muestra en el archivo adjunto. Aparecerá una barra de navegación por encima del campo, como se muestra en la figura 5.
   Haga clic en las flechas de la barra de navegación para desplazarse por ella y ver fotografías adicionales y los nombres de archivo de otros tipos de archivo que se almacenan en el campo adjunto, una forma conveniente de ver varias fotografías adjuntas rápidamente y acelerar el proceso de auditoría.
3. Para abrir y ver un archivo adjunto que no es una fotografía (por ejemplo, un documento de Word, un archivo PDF, un archivo de audio o un archivo de vídeo) y para el que sólo se muestra un nombre de archivo, haga doble clic en el nombre del archivo en el área de archivo adjunto del formulario. Access iniciará el software padre apropiado y abrirá el archivo para su visualización.

Reglas de campo adjuntos
La figura 6 enumera algunas pautas importantes de acceso que los auditores deben conocer.

Creación de consultas de auditoría de campos adjuntos

Una de las ventajas de utilizar bases de datos como Access para almacenar diversos tipos de datos es la capacidad de crear consultas para encontrar información rápidamente, una forma de automatizando el proceso de auditoría. Esta ventaja se aplica también a los campos adjuntos. Por ejemplo, podría utilizarse para identificar a todos los empleados que no Imagen actual en el archivo. Si todos los archivos de imagen estaban organizados en carpetas de archivos del sistema, la búsqueda podría requerir una larga inspección manual, aunque el medio de almacenamiento sea electrónico. De forma alternativa, si las imágenes se almacenan en los campos adjuntos de una base de datos de Access, una consulta simple puede identificar inmediatamente todos los registros a los que les hace falta fotografías.

Esta sección presenta diferentes maneras en que los auditores pueden examinar los campos de datos adjuntos en el contexto de una tabla de base de datos de los solicitantes de empleo. Los métodos discutidos en esta sección son valiosos en una variedad de contextos adicionales de auditoría, tales como examinar documentos de préstamos, contratos de proveedores u otros registros de negocios importantes que se almacenan como archivos adjuntos de registro.

Consultas de coincidencia exacta
Las consultas permiten a los usuarios de la base de datos identificar los registros de una tabla de base de datos que satisfacen criterios de búsqueda específicos. Una de las maneras más fáciles de buscar archivos de archivos adjuntos específicos es por nombre de archivo: por ejemplo, para verificar la presencia de un documento de adjunto en particular para un registro específico. En la jerga de Access, este es un ejemplo de una consulta de coincidencia exacta.

Access puede buscar todos los archivos adjuntos de registros en una tabla de registros y mostrar sólo los registros que contienen los archivos deseados. Por ejemplo, para verificar la presencia de un archivo de fotografía llamado JoshPicture.Jpg, crea una consulta para buscar directamente este nombre de archivo. Introduzca el nombre completo del archivo, incluida la extensión de archivo (.jpg) en la celda Criterios para el campo Adjuntos (figura 7). La consulta encuentra el registro que contiene el archivo de fotografía, incluso si el registro contiene varios archivos además del archivo consultado.

La figura 7 muestra comillas alrededor del nombre de archivo. Access agrega estas marcas automáticamente para indicar que se trata de una consulta de concordancia exacta. Por lo tanto, no es necesario escribirlos por separado.

Parámetros de Consultas
Para ver numerosas imágenes con nombres de archivo conocidos, puede ser útil usar una consulta de parámetros para buscar y mostrar registros que contengan archivos de fotografía, o verlos en un formulario de base de datos (consulte la sección “Vista de formulario de base de datos”).

Para crear una consulta de parámetros (como la que se muestra en la figura 8):

1. Cree el criterio “[¿Cuál es el nombre de archivo?]”. Asegúrese de incluir corchetes alrededor del término. En tiempo de ejecución, Access muestra el cuadro de diálogo Introducir valor de parámetro para el criterio “¿Cuál es el nombre de archivo?”.
2. Introduzca el nombre de archivo completo, con su extensión de archivo, en el cuadro de diálogo Introducir valor de parámetro y haga clic en “Aceptar”. Access mostrará el registro que contiene el archivo de fotografía.
3. Para buscar y mostrar otro adjunto de fotografía, vuelva a ejecutar la consulta de parámetros en la figura 8 con el nombre de archivo diferente.
   

La ventaja de usar las consultas de parámetros es que el auditor no tiene que crear nuevas consultas para encontrar todos los archivos adjuntos deseados. En su lugar, el auditor puede volver a ejecutar la misma consulta de parámetros tantas veces como sea necesario, acelerando así el proceso de auditoría.

Búsquedas con comodines
Si no se conoce el nombre completo de un archivo adjunto deseado, se puede usar una búsqueda con comodín para crear consultas basadas en información parcial. Por ejemplo, suponga que varios nombres de archivos de audio comienzan con el término “PhoneInterview”, como PhoneInterviewFilzen.wav y PhoneInterviewSimkin. mp4, en una tabla de aplicación de trabajo. Para encontrar todos los datos adjuntos que comienzan con PhoneInterview, agregue un asterisco (comodín) después de la parte conocida del nombre de archivo (por ejemplo, PhoneInterview*) en el campo Adjunto Campo de la parte de la consulta Criterios. Access encontrará todos los registros cuyos archivos adjuntos comienzan con “PhoneInterview” Incluyendo PhoneInterviewSimkin.mp4 y PhoneInterviewFilzen.wav.

Se pueden usar varios comodines en la misma consulta. Por ejemplo, supongamos que un campo adjunto contiene los archivos “2016PhoneInterviewSimkin.mp4” y “2017PhoneInterview.wav”. Una consulta de Access que utiliza el criterio *PhoneInterview* (con caracteres comodín al principio y al final del criterio de búsqueda) encuentra los registros de ambos archivos, además de todos los registros de la tabla que contienen este criterio, no sólo los archivos de entrevistas telefónicas para Un cliente deseado. Este problema se puede superar incluyendo el nombre del cliente como un elemento de búsqueda adicional en un campo de criterios separado de la consulta (consulte la sección “¿Demasiados registros?”).

Saber utilizar comodines permite a los auditores encontrar, por ejemplo, todos los archivos de imágenes que terminan en .jpg (utilizando * .jpg como criterio de búsqueda) o .gif (utilizando * .gif como criterio de búsqueda). Se trata de búsquedas que buscan tipos de archivo en lugar de nombres de archivo. En cada caso, Access incrusta automáticamente el operador LIKE con los criterios comodín, como se ilustra en la figura 9 para el primer ejemplo. Cuando se ejecuta la consulta de la figura 9, el resultado mostrado muestra todos los registros con archivos adjuntos que terminan en .jpg.

El operador OR se puede utilizar en las consultas con comodín para encontrar nombres de archivo que satisfacen dos (o más) terminaciones alternativas (o comienzos). Por ejemplo, para encontrar archivos .jpg o .gif, utilice los criterios compuestos que se muestran en figura 10. Esta consulta identifica todos los archivos con nombres de archivo que terminan en “.jpg” o “.gif”. Una forma alternativa de expresar una condición OR es introducir cada consulta de tipo de archivo en líneas separadas en el campo Adjuntos, lo que podría ser más fácil si hay más de dos o tres condiciones.

La disponibilidad de las búsquedas con comodines proporciona motivación para nombrar archivos sistemáticamente para facilitar la capacidad de auditarlos más tarde. Un ejemplo es usar la convención de nomenclatura PhoneInterview Name para el nombre de todos los archivos que son grabaciones de entrevistas telefónicas.

¿Demasiados registros?
Los ejemplos de consulta en este artículo son genéricos y pueden dar lugar a miles de registros devueltos en tablas de base de datos grandes. Una forma de restringir la búsqueda es utilizar campos adicionales en un registro para especificar requisitos de búsqueda adicionales. Por ejemplo, para ver una lista de todos los archivos de fotografía para el cliente Thomas Trenton, simplemente incluya el nombre y apellido en los criterios de búsqueda. Los criterios de campo adicionales (figura 11) reducen considerablemente la lista, ya que todos los criterios de búsqueda enumerados en la misma línea de criterios de una consulta de Access especifican una condición AND. Los criterios de búsqueda de la figura 11 le indican a Access que muestre todos los registros que contengan archivos .jpg o .gif sólo para Thomas Trenton.

Pruebas de ausencia o presencia de archivos adjuntos
Un auditor puede querer confirmar que el campo Adjunto en cada registro no está vacío. Esta tarea se puede automatizar en Access. Por ejemplo, para confirmar que todos los registros de la solicitud de empleo incluyen currículum vitae, utilice “ Is Null” en la consulta para identificar los archivos adjuntos de currículum faltantes. Asegúrese de incluir un espacio en este término. La figura 12 ilustra la consulta apropiada.

Cuando el auditor ejecuta esta consulta, los resultados son una hoja de datos que muestra todos los registros de solicitantes de empleo que faltan resúmenes en el campo Adjunto de currículum. Este enfoque no funciona para los campos de adjuntos que almacenan los currículums y otros archivos, por ejemplo, fotografías, en el mismo campo de adjuntos. La consulta en la figura 12 sólo enumera los registros que no contienen nada en sus campos de adjuntos.

Finalmente, también es una cuestión sencilla buscar campos de datos no en blanco utilizando el operador NOT. En efecto, la expresión “Not Is Null” crea una consulta que muestra todos los registros que contienen algo en el campo de datos de interés. La figura 13 ilustra la consulta para los solicitantes de empleo con currículo vitae. Los resultados son una hoja de datos que muestra todos los registros que tienen archivos en su campo adjunto de Resumen. Para una aplicación de certificación que almacena archivos PDF de los resultados de pruebas, por ejemplo, el uso de la expresión “Not is Null” en una consulta permite al auditor identificar a esos empleados Que han tomado una prueba requerida.

Conclusión

Las ventajas de utilizar los campos de datos adjuntos en las bases de datos son considerables, permitiendo a los usuarios almacenar múltiples fotografías, documentos de Word, hojas de cálculo, presentaciones de PowerPoint y archivos similares en formato electrónico; consolidar información desde varios lugares; y tal vez se acerque más al ideal de una oficina sin papeles. Debido a estas ventajas, los auditores pueden encontrarse en una situación en la que necesitan recuperar o verificar la información almacenada en los campos adjuntos. Algunos puntos clave que los auditores deben tener en cuenta con respecto al uso de archivos adjuntos en Access incluyen:

• El software de base de datos moderno permite a los usuarios adjuntar y los auditores consultar archivos adjuntos convenientemente, por ejemplo, para crear consultas por nombre de archivo, por formato de archivo, por nombre de cliente o por alguna combinación de estos criterios
• Alentar a los clientes a nombrar archivos de manera consistente, utilizando términos genéricos integrados como entrevista o foto, ayuda a los usuarios a organizar los archivos adjuntos de manera lógica y ayuda a los auditores a identificarlos con más facilidad, según lo requieran las necesidades
• Los auditores pueden comprobar la presencia o ausencia de archivos adjuntos e identificar tipos de archivos adjuntos mediante extensiones de archivo comodín. Sin embargo, Access no permite a los auditores probar el contenido de los archivos adjuntos.
• La información que normalmente se almacena en una base de datos es sensible y los archivos adjuntos normalmente contienen información que aumenta esta sensibilidad. Por esta razón, los auditores deben alentar a los clientes a proteger la información de la base de datos con contraseñas y crear copias de seguridad de sus bases de datos.