Como la analítica transformará la auditoría interna

Muchas empresas están empezando a aplicar técnicas analíticas a los retos de la auditoría interna. Las aplicaciones iniciales tienden a centrarse en el uso de analítica para mejorar la forma en que se ejecutan las auditorías internas. Pero la analítica tiene el potencial de cambiar la forma en que las auditorías internas se llevan a cabo de manera más fundamental en los próximos tres a cinco años. Este artículo estudia el impacto empresarial de la analítica en la auditoría interna, tanto en la realización de evaluaciones de riesgos como en la planificación, el alcance y la ejecución de las auditorías. También busca definir una visión y una estrategia para la aplicación de la próxima generación de analítica en la función de auditoría interna.

La maduración de analítica en la función de auditoría interna

La experiencia de los autores con el uso de analítica para auditorías internas en Accenture ilustra cómo la aplicación de la analítica está evolucionando y madurando. Antes de 2012, Accenture aprovechó el poder de la analítica de forma limitada. La función de auditoría interna de Accenture empleó un modelo distribuido, desplegando herramientas analíticas en la computadora personal de cada auditor individual (PC). Esos auditores que estaban cómodos con las técnicas analíticas fueron capaces de hacer uso de estas herramientas en sus áreas específicas de responsabilidad, pero el impacto total se vio obstaculizado de varias maneras. La capacitación se realizó ampliamente en todo el departamento, pero los auditores se esforzaron por aprovechar la tecnología y gestionar grandes conjuntos de datos. En un área donde los archivos de datos pueden exceder con regularidad los 50GB, las PCs lucharon también.

Sin un conjunto consolidado de datos para analizar, el proceso de recolección y gestión de datos era inherentemente ineficiente. En ausencia de una coordinada estrategia funcional, los entusiastas analíticos tenían dificultades para empezar y un tiempo más difícil para obtener acceso a los datos correctos.

Demostrando un claro retorno de la inversión (ROI) de los gastos necesarios para pasar de un modelo distribuido a un programa de análisis centralizado fué un obstáculo, al igual que las preocupaciones de seguridad de datos.

Basado en conversaciones con colegas de auditoría en otras compañías a través de muchas industrias, los desafíos de Accenture no fueron únicos. A medida que las funciones de auditoría interna buscan aprovechar el poder de la analítica, comienzan explorando antes de subir la escala de madurez (figura 1). La etapa más temprana de la adopción puede caracterizarse por capacidades analíticas que se limitan a unos pocos individuos.

La aplicación es inconsistente y la efectividad y el impacto empresarial son limitados. A medida que más auditores se vuelven expertos en la aplicación de herramientas analíticas, descubren la relevancia de las capacidades analíticas en su trabajo. Con el tiempo, estas capacidades se desarrollan y utilizan de manera consistente, con objetivos definidos vinculados a procesos y herramientas cada vez más estandarizados.

Pero a lo largo de esta etapa temprana e incluso después de analítica está más firmemente establecida, el enfoque por lo general permanece utilizando analítica para mejorar la realización y ejecución de auditorías internas.

Moviéndose hacia arriba: Aprovechar analítica para transformar auditorias

La función de auditoría interna de Accenture comenzó a aprovechar analítica durante la ejecución de la auditoría. Las fases anteriores de la evaluación del riesgo y la planificación de la auditoría calcularon el riesgo en un amplio nivel e identificaron el alcance de la auditoría en base a los factores de riesgo conocidos, la discusión dentro de la función o área auditada y los procedimientos de prueba históricos. Sólo entonces se aplicaron las técnicas analíticas tradicionales a la realización de una auditoría, con pruebas realizadas sobre la base de los resultados. Pero el equipo de auditoría interna de Accenture pronto reconoció que, tan útil puede ser la analítica en la ejecución de una auditoría, el pleno poder de la analítica sólo puede realizarse continuando el proceso de maduración y “moviéndose hacia arriba” para transformar de manera fundamental la forma en que se abordan las auditorías. A medida que la analítica se integra con la función de auditoría interna, las fuentes de datos están fácilmente disponibles, las actividades únicas se convierten en procesos repetibles y se introducen métricas para medir el rendimiento. En breve, analítica se integra en las auditorías de las unidades organizativas y de negocios, se implementan metodologías de mejora y se monitorean de cerca las métricas.

En la madurez completa, los modelos de riesgo basados en análisis se adoptan por el negocio, y el poder de la analítica comienza a cambiar los comportamientos de los auditores y nuevas propuestas de valor comienzan a surgir.

El impacto del movimiento hacia arriba y el aprovechamiento de analítica desde el principio del proceso de auditoría hasta su conclusión se puede ver en la figura 2.

Aplicado consistentemente de esta manera, analítica introduce la capacidad de medir continuamente el riesgo en un amplio conjunto de unidades de negocio, áreas geográficas y áreas funcionales para identificar las áreas de mayor riesgo. Además, el acceso a toda la gama de datos permite el uso de analítica para conducir la evaluación del riesgo y la planificación de la auditoría, así como las pruebas completas de población frente al muestreo. Mediante la extracción de datos, es posible determinar qué países, unidades de negocio y procesos de negocios u otras áreas ocultan valores que podrían representar mayores riesgos o problemas de cumplimiento. Una vez que se identifica una unidad de negocio o geografía, el alcance del compromiso se puede refinar aún más profundizando en los datos, aumentando el alcance en áreas de mayor riesgo y reduciendo el alcance en sectores donde la analítica sugiere que el riesgo puede ser menor. El resultado general es un plan de auditoría más dinámico basado en la evaluación de riesgos continua y justo a tiempo; auditorías más eficientes que estén alineadas con las áreas de riesgo; resultados más eficaces de las auditorías centradas en las áreas de alto riesgo; y los informes automatizados.

Visualización de trabajos analíticos: visualización de datos

A medida que una función de auditoría interna madura en el uso de la analítica, los cuadros de mando y otras técnicas de visualización de datos proporcionan una visión de los factores de riesgo identificados a través del análisis. Al mostrar puntos de datos y combinar la analítica con los indicadores clave de desempeño, los auditores tienen la capacidad de profundizar, mirando tanto vertical como horizontalmente en áreas de riesgo para identificar auditorías individuales, alcance y procedimientos clave de pruebas. Proporcionar evaluaciones de riesgo de procesos y unidades de negocio a través de tableros de control también capacita a los equipos de auditoría interna dándoles un modelo de autoservicio para evaluar el riesgo en forma regular o en tiempo real.

Dentro de las operaciones de auditoría interna de Accenture, los paneles de control ya están siendo usados para mostrar el riesgo por unidades de negocio. La amplitud del negocio requiere un tablero matricial que sea flexible y que faculte la gestión de la auditoría con la capacidad de identificar el riesgo a través de procesos empresariales específicos. En breve se presentará un cuadro de mando de funciones corporativas, con una imagen global más detallada de los perfiles de riesgo, con cada función corporativa representada (por ejemplo, recursos humanos, adquisiciones y categorías especiales como subcontratistas), creando una mayor visibilidad del riesgo entre las unidades de negocio y los países. Este panel de funciones corporativas se estructurará en múltiples niveles para permitir a la administración identificar y tener en cuenta una auditoría y proporcionar los datos necesarios para que las pruebas detalladas se extraigan directamente de la herramienta. El tablero aprovecha la cartera analítica existente y los indicadores clave para cada proceso, mostrando una vista global en todas las áreas geográficas y unidades de negocio. Con base en los resultados de riesgo, un equipo de auditoría interna puede profundizar en regiones, países, procesos y análisis específicos para proporcionar una visión holística. Los datos se actualizan regularmente de forma regular, proporcionando una evaluación en tiempo real que puede aprovecharse para identificar las auditorías y ajustar el plan de auditoría en consecuencia durante todo el año. A medida que se combinan las herramientas de automatización y visualización, Accenture puede prever un momento en que los equipos individuales tendrán la capacidad de planificar y ejecutar sus auditorías internas, aprovechando la analítica en un modo totalmente autoservicio, ofreciendo una visión del alcance y áreas de alto riesgo en una región, geografía, proceso o subproceso.

Caso de Uso: Evaluaciones de riesgo de proceso de negocio

Las evaluaciones de riesgos de áreas de riesgo específicas y procesos empresariales tales como viajes y entretenimiento (T&E) proporcionan una demostración práctica de la potencia que resulta cuando la auditoría interna y la analítica colaboran. Para muchas empresas, los gastos de T&E son un elemento comparativamente menor en los presupuestos. Para las empresas de consultoría, donde el viaje hacia y desde los clientes es una realidad cotidiana, T&E necesita ser monitoreado y administrado de manera efectiva. Las auditorías de viaje impulsadas por analítica también lograron una ganancia rápida, ayudando a transmitir a la gerencia de Accenture y su comité de auditoría el valor de la analítica y alentándolos a convertirse en partidarios tempranos.

El grupo de viajes globales de Accenture, que trabaja en conjunto con la auditoría interna, utiliza analíticas para analizar el gasto en pasajes aéreos que llega a cientos de millones de dólares cada año y estudia patrones de compra de vuelos en toda la empresa. El análisis de los principales grupos de viajes reveló tanto el período de tiempo de reserva óptimo (normalmente dos semanas de antelación) como también los bolsillos subóptimos de los atípicos, como las personas que reservaron vuelos repetidamente con poca antelación. Los empleados de Accenture ya utilizaban una plataforma global de reservas, pero la necesidad de un cambio de comportamiento era más profunda. A través del análisis de reservas basado en analítica, Accenture —y, a su vez, los clientes de Accenture—vieron una mejora de millones de US dólares en prácticas óptimas de reservas. Una vez que el negocio ve el valor proporcionado a través de analítica, los líderes tienden a desarrollar un apetito insaciable por más.

Lograr el ROI de analítica en auditoría interna

La introducción de analítica en la función de auditoría interna conlleva costos. Los procesos deben reestructurarse, capacitar a las personas y agregar nuevas capacidades analíticas. ¿Cómo se calcula el ROI de esta inversión? El retorno se puede ver en varias formas diferentes. El uso de analíticas para identificar áreas de mayor riesgo significa que las auditorías pueden incrementarse donde las áreas de riesgo son altas y se reducen o eliminan en áreas donde el riesgo es menor. Esto es particularmente el caso cuando la analítica se utiliza en sentido ascendente para supervisar grandes áreas del negocio. La analítica puede determinar dónde radica el riesgo en un área geográfica o en una entidad comercial, de manera que las auditorías se realicen únicamente cuando existan riesgos. El efecto neto es lograr una cobertura de riesgo más amplia centrando las actividades de auditoría en aquellas áreas donde el riesgo es mayor. Además de estas ganancias en cobertura y productividad, la analítica también es muy efectivo para identificar oportunidades específicas de ahorro de costos.

La clave para lograr un ROI satisfactorio en la inversión en analítica es incorporar la analítica en modelos operativos estándar para la función de auditoría interna. Si el uso de la analítica se realiza de forma puntual, es comprensible que los resultados sean decepcionantes. Cuando el análisis se integra en procesos de monitoreo continuo, se multiplica el poder de analítica, al igual que el ROI.

Analítica y el futuro de la función de auditoría internal function

¿Ha avanzado ampliamente o drásticamente la madurez del uso de analítica desde que Accenture comenzó a utilizar estas herramientas en 2012? Basándose en la interacción de los autores y en la colaboración con colegas de auditoría de otras empresas e industrias, no parece que existan oportunidades y se siga buscando maximizar el potencial de la analítica, no sólo en la ejecución de auditorías, sino en todo el proceso de auditoría interna en Accenture (figura 3). En opinión de los autores, la cultura dentro de una función de auditoría interna necesita evolucionar para volverse más abierta a la analítica y apreciar más el valor que la analítica puede ofrecer.

El primer punto de la agenda de cambios de la auditoría interna debe centrarse en la propuesta de valor. Los auditores internos tienen que querer utilizar la analítica y deben centrarse en el valor comercial tangible, lo que puede mejorar la evaluación del riesgo, la productividad de la auditoría a través de la cobertura total de la población y la identificación de valores atípicos, o la identificación de oportunidades de ahorros de costos. Un triunfo en un área mostrará la contribución de la auditoría interna, y ese triunfo se puede utilizar para asegurar un mayor apoyo y aceptación.

Talento analítico o la falta de este será el otro gran desafío que enfrentan muchas empresas. Hay una grave escasez de talento entrenado en el mercado. En particular, es difícil encontrar personas con experiencia tanto en auditoría interna como en analítica. Accenture ha encontrado más fácil llevar a las personas con experiencia en auditoría y un fuerte interés en analítica y capacitarlos para que sean especialistas en analítica de auditoría interna que comenzar con especialistas analíticos y capacitarlos en auditoría interna.

Estos desafíos pueden ser desalentadores, pero no son insuperable. Analítica ya se está empleado en más del 78 por ciento de las auditorías de Accenture. Dentro de unos años, es probable que la presencia y el poder de la analítica transformará continuamente la función de auditoría interna, llevando rápidamente a la profesión a un punto en el que sería difícil, si no imposible, imaginar el trabajo de otra manera.